ERP Önemi
• Bilgi düzeyini arttırmak (çalışanların, müşterilerin, bayilerin, tedarikçilerin kapsamlı bilgilerini tutabilmek)
• Çalışma performansını yükseltmek (daha hızlı fatura kesmek, maliyetlere daha hızlı ulaşmak, web ve mobil uygulamalar ile her yerden çalışabilmek, yönetim raporlamalarını daha kısa sürede tamamlamak)
• İzleme (maliyetlerinizi denetim altına almak, giderleri detaylı gözlemek)
• Kontrol (yapılan işlemlerdeki teknik güvenlik seviyesini yükseltmek; kayıtları silme, düzeltme, kimin yaptığı, ne zaman yaptığı gibi konulara hakim olmak)
• Etkinlik (bayilerinizin konforlu bir yazılım aracılığıyla internet üzerinden sipariş girebilmeleri ve raporlarını alabilmeleri)
• Servis seviyesini iyileştirmek (verilen hizmetler sayesinde çalışanların, müşterilerin, bayilerin, tedarikçilerin memnuniyet düzeylerini yükseltmek)
ERP'ye Neden İhtiyaç Vardır ?
ERP, çok sayıda yazılımın modüllerinin tüm verilerini içerdiği ve tek bir veritabanının kullanıldığı bir sistemdir. İşletmeler;
i. Hızlı ve kontrol edilemeyen büyüme olduğunda,
ii. Kurumun gerçek finansal performansının bilinememesinden,
iii. Bilinmeyen yada yanlış işçi maliyetlerinden,
iv. Stokların üretim ihtiyaçlarını tutarlı bi şekilde karşılayamaması,
v. Teslim tarihlerinin sürekli gecikmesinden dolayı,
vi. Müşterilerde yanlış beklentilerin oluşturulması,
vii. Mevcut sistemin gelişiminin engellenmesi,
viii. Üretim gereksinimlerinin herhangi bir doğruluk seviyesinde belirlenememesinden dolayı ERP'ye ihtiyaç duyar.
ERP'nin işletmeler üzerindeki etkileri
ERP, finans, insan kaynakları, üretim ve depolama için oluşturulan eski bağımsız bilgisayar sistemlerinin üstündedir ve bu sistemleri yazılım modüllerinden oluşan birleşmiş tek bir yazılım ile değiştirir. Finans, üretim ve depolama kendi modüllerine sahip olsalar da bu modüller birbirine bağlantılı olarak çalışabilir. Örneğin; finans departmanında bulunan kullanıcılar depolama modülü üzerinden sipariş sevkiyatının kontrolünü gerçekleştirebilir. ERP'nin en önemli aşaması ENTEGRASYON dur. ERP’nin asıl amacı, şirketlerdeki tüm birimlerin veri ve proseslerinin entegrasyonunu sağlayarak kolay erişim ve iş akışlarını birleştirmektir. ERP yaklaşımında veri, tıpkı bir üretim işletmesine ham maddenin girip işlenerek ürün olarak çıkması gibi firmaya girer, değişik departmanlarda işlenerek bilgiye dönüşür. Bölümler arası entegrasyon ve iletişimi arttırması, tutarlı raporlama, endüstri bağımsızlığı ERP'nin avantajlarıdır. Bununla birlikte dezavantajları; tek üreticiye bağımlılık, ERP projelerinin kabarık bütçeli olması ve firma uyarlama (implementasyon) sürecinin zorluğu olarak sayılabilir.
ERP Proje Yönetimi ve Süreci
Proje Yönetimi ERP projelerinde çok büyük önem taşıyan bir konudur. ERP kurulumu genellikle bir kaç yılı bulan ve milyon dolarlar düzeyinde yüksek maliyetleri olan pahalı ve riskli projelerdir. ERP projelerinin başarılı olabilmesi için proje yönetimi, süreç analizleri, ekip yönetimi, zaman yönetimi ve planlama gibi birçok faktöre bağlıdır. ERP projesinde başlıca dikkat edilmesi gerekenler;
• Proje ekibinin oluşturulması
• İşletmenin ihtiyaçlarının belirlenmesi
• Farkındalık yaratılması
• Gereksinim listesi
• Genel maliyet kalemleri ve bütçe oluşturulması
• Tedarikçi listesi oluşturulması
• Kurumsallaşma
• Uygun projenin seçimi
ERP Sistemi Kurulumu
ERP sistemi kurulumunda bir çok sorun ortaya çıkabilir.Bunlar;Üst yönetim katkısının sağlanamaması,proje ekibinin gerekli eğitimi alamaması ve ekibin yetersizliği, proje ekibindeki elemanlar arasındaki iletişimin sağlanamaması, altyapı ve motivasyon eksikliği, danışmanlık hizmet kalitesinin yeterli düzeyde olmaması, kurumun sisteme adapte olmakta zorlanması, birimlerin yeni sisteme duyarsız yaklaşımı, kurulum ekibinin başka işlerle de uğraşıyor oluşu, tedarikçinin deneyimsiz ve kalitesiz oluşu, veri akışların hazırlanamaması ve sistem prosedürlerinin belirlenememesi, yazılımdaki hatalar, kurulum ekibi içindeki sirkülasyon,ekibin sabit kalamaması, kurulacak sistem ile ilgili kullanıcılara yeterli bilgi ve eğitimin verilememesi, yazılımı mevcut platforma uydurulamaması, ERP sistemi kullanımıyla ilgili proje ekibi içinde birliğin sağlanamaması ve firmalardan bilgi alınamaması, hedeflenen proje bütçesinin aşılması yada gereksiz ekstra harcamalar ve proje bitiş zamanının gecikmesi gibi nedenlerden dolayı oluşabilir. ERP sistemleri geleneksel Malzeme İhtiyaç Planlaması-MRP ve Üretim Kaynak Planlaması-MRPII sistemlerinin fonksiyonlarını; finans, satış ve pazarlama, lojistik ve insan kaynakları gibi alanların birlikte çalıştığı diğer uygulamalar aracılığı ile entegre etmeyi amaçlamaktadır.